Organizacja jakiejkolwiek konferencji jest bardzo trudnym przedsięwzięciem i wymaga spięcia ze sobą wielu elementów. Postaramy się przedstawić najważniejsze z nich, bez których całe wydarzenie nie będzie miało racji bytu. Dla opiekunów imprezy zadbaj więc np. o karty przedpłacone, nie zapomnij też o organizacji transportu, hotelu, cateringu i – co jasne – noclegu.
- Fundusze dla opiekuna grupy/imprezy – np. karty przedpłacone
Opiekunowie grupy muszą dysponować odpowiednimi środkami pieniężnymi na pokrycie nieprzewidzianych lub dodatkowych wydatków – takich jak np. wyżywienie w drodze na konferencję (jeżeli organizujesz transport autobusowy), czy na wypadek jakiejś awarii. Dobrym sposobem na zapewnienie im takich środków będą chociażby karty przedpłacone.
Karty przedpłacone są podobne do kart debetowych, różnica polega jednak przede wszystkim na tym, że przypisany do nich rachunek bankowy ma charakter czysto techniczny i niemożliwe będzie dokonanie zakupów na kwotę wyższą, niż wynosi saldo konta. Może być to bardzo dobry sposób na zapewnienie zabezpieczenia finansowego dla opiekuna imprezy.
- Zorganizuj odpowiedni hotel
Nie wypada organizować jakiejkolwiek konferencji w hotelu o niższym standardzie, niż oferuje hotel cztero lub pięciogwiazdkowy. W zależności od wielkości konferencji, obiekt musi być też odpowiednio duży – co do zasady bowiem, uczestnicy eventu powinni dysponować jednoosobowym pokojem. Zasada ta wiąże szczególnie wówczas, gdy Twoi goście nie znają się nawzajem.
Pamiętaj też, że hotel musi dysponować odpowiednim zapleczem konferencyjnym, oferować odpowiednią ilość stołów i krzeseł oraz posiadać dobre nagłośnienie i wysokiej jakości rzutnik.
- Zapewnij wyżywienie i dostęp do baru
Oprócz opłacenia śniadania w hotelu, musisz zapewnić też dostęp do cateringu przez cały dzień – aż do kolacji. Oczywiście nigdy nie wiesz, czy Twoi goście nie będą np. weganami, wegetarianami lub alergikami – dlatego catering powinien być zorganizowany w formie stołu szwedzkiego (ewentualnie każdy powinien móc zamówić to, na co będzie miał ochotę).
Wszelkie eventy kończą się na ogół nieco luźniejszą formą, dlatego powinieneś zapewnić uczestnikom dostęp do przekąsek, ale też do baru – nie tylko z czystymi alkoholami, ale również z drinkami. Jest to pewien standard, którego warto się trzymać. W tym miejscu przydatne mogą być też karty przedpłacone dla organizatorów, gdyby z jakiegokolwiek powodu cateringu zaczęło brakować.
- Transport – dobrze go zaplanuj
Jeżeli zapraszasz gości na konferencję, musisz zapewnić im odpowiedni transport. W przypadku wyjazdu z jednego miasta jest to dość łatwe, wystarczy bowiem zorganizować np. autobus zabierający uczestników do hotelu. Jeżeli jednak Twoi goście dotrą na miejsce konferencji chociażby samolotem, koniecznie musisz zadbać o wynajęcie samochodu, który zabierze ich z lotniska.
Nieco rzadziej organizatorzy eventów decydują się na zorganizowanie transportu kolejowego, co może być korzystną opcją po konsultacji z danym uczestnikiem imprezy. Pamiętaj tylko, by był to skład o odpowiednim standardzie, a bilet opiewał na pierwszą klasę. Aktualnie, z racji unowocześnienia taboru kolejowego, takie rozwiązanie jest akceptowalne.
- Obsługa imprezy – hostessy i hości
W zależności od charakteru imprezy, powinieneś także zaangażować „ozdobę” przyjęcia, jaką bez wątpienia będą hostessy i hości. Nie jest to obligatoryjny punkt i niekiedy może okazać się nieco obiegający od powagi wydarzenia, jednak w wielu przypadkach będzie to bardzo dobry sposób na promocję twojej marki czy produktu.
- Pamiątki dla gości – obowiązkowy punkt
Na sam koniec wydarzenia musisz swoim gościom podarować jakieś pamiątki. Tutaj pole jest bardzo szerokie, powinny jednak być to pamiątki pomysłowe, ale też zgodne z duchem produktu, którego dotyczy konferencja. Nigdy o tym nie zapominaj: to bardzo eleganckie zakończenie imprezy, dzięki któremu będzie ona znacznie lepiej wspominana.
Event – trudne przedsięwzięcie
Nie ukrywamy, że organizacja eventu jest trudnym przedsięwzięciem i wymaga dużego zaangażowania z Twojej strony. Jeżeli jednak pracę nad wydarzeniem zaczniesz z odpowiednim wyprzedzeniem, na pewno uda Ci się pospinać wszystkie jej elementy. Nie zapominaj też o takich rzeczach, jak np. karty przedpłacone na nieprzewidziane sytuacje, czy nawet pamiątki dla gości.
